ICC Arbitration Commission Report on Managing E-Document Production (Spanish version)

Este Informe describe los aspectos clave de los documentos electrónicos y cómo se pueden manejar, lo cual se facilita a través de un método cooperativo de las partes, evitando pasos que resulten en costos o retrasos innecesarios, y de una conducción activa del procedimiento por parte del tribunal arbitral.

Conforme al Reglamento de Arbitraje de la CCI (el «Reglamento de la CCI») los tribunales arbitrales están facultados para decidir si se ordena o no la producción de pruebas documentales, incluyendo documentos electrónicos, y para manejar dicho proceso de manera justa y eficiente.

Además, el marco para la producción de documentos establecido en las Reglas de la IBA sobre práctica de prueba en el arbitraje internacional (las «Reglas de la IBA sobre prueba») es un recurso valioso para ayudar a las partes y a los árbitros a abordar el tema de la producción de documentos y abarca expresamente la producción de documentos electrónicos. Tal como se refleja en las Reglas de la IBA sobre prueba, los mismos principios de especificidad, relevancia, importancia y proporcionalidad, se aplican a la producción de documentos tanto en papel como electrónicos.

No parece ser necesario prescribir «reglas» o «directrices» aplicables específicamente a la producción de documentos electrónicos. Además, el prescribir dichas reglas o directrices podría llegar a ser indeseable en la medida en que éstas puedan comprometer la flexibilidad de las partes y de los árbitros para abordar cuestiones teniendo en cuenta las circunstancias particulares de cada caso. Particularmente, la producción de documentos electrónicos, si los hay, no debe poner en riesgo la eficiencia del arbitraje y su eficacia en términos de costos, y por lo tanto, su atractivo como método de resolución de controversias.

La práctica típica en el arbitraje internacional, y una preocupación ampliamente compartida entre sus usuarios, es que las solicitudes para la producción de documentos por una contraparte, cuando sean permitidas, deben de estar limitadas a documentos específicamente identificados o a categorías acotadas o específicas de documentos relevantes y sustanciales. Adicionalmente, un tribunal arbitral también debe considerar la proporcionalidad de ordenar cualquier producción de documentos que se haya solicitado: ponderando la relevancia y la importancia de un documento o categoría de documentos contra la probable carga de buscar, recuperar, revisar y producir dichos documentos.

Al decidir si se permite o no la producción de documentos electrónicos así como al administrar ésta, las partes y los árbitros deben tener en cuenta los aspectos particulares de dichos documentos que resultan en consideraciones prácticas adicionales o diferentes de las consideraciones relacionadas con documentos en papel. Al hacer esto, es esencial que no se desincentive a los negocios de recurrir al arbitraje proponiendo métodos que probablemente aumenten los costos del procedimiento y alteren sus actividades de negocios.

Este Informe describe los aspectos clave de los documentos electrónicos y cómo se pueden manejar, lo cual se facilita a través de un método
cooperativo de las partes, evitando pasos que resulten en costos o retrasos innecesarios, y de una conducción activa del procedimiento por parte del tribunal arbitral. Sin embargo, el surgimiento de documentos electrónicos no debe conllevar a ninguna expansión del método tradicional y prevaleciente de producción de documentos, si los hay, en el arbitraje. Solicitudes para la producción de documentos electrónicos, al igual que las solicitudes para la producción de documentos en papel, en la medida en que éstas sean necesarias, deberán ser limitadas y ajustadas a las circunstancias específicas del caso. La clave para mantener la eficacia en el arbitraje internacional, y evitar problemas ocasionados en algunas jurisdicciones por la aparición de documentos electrónicos, es que las partes y el tribunal arbitral continúen adhiriéndose a estos principios generales de especificidad, relevancia, importancia y proporcionalidad.

Dos Apéndices acompañan el presente Informe. El Apéndice I proporciona un manual básico – en beneficio de aquellas partes y de aquellos árbitros menos conocedores de la tecnología de la información– el cual contiene una descripción de algunas de las diferencias entre documentos en papel y documentos electrónicos, y explica cómo estos últimos se crean, almacenan, buscan, transmiten y borran. Esta información básica acerca de documentos electrónicos tiene como objetivo asistir a las partes y a los árbitros a tratar algunas de las consideraciones prácticas que pueden surgir al abordar cuestiones relativas a los documentos electrónicos y ayudarlos a manejar cualquier producción de dichos documentos de manera justa y eficiente. El Apéndice II contiene un glosario de términos relevantes relacionados con documentos electrónicos.

 

The International Chamber of Commerce is preparing for the publication of Incoterms® 2020, an update of the renowned regulations that define the responsibilities of buyers and sellers operating in the international trade system.

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